Privacy Policy

Privacybeleid Vereniging Noord-Hofland
DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING

De wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is op 25 mei 2018 in werking getreden.

De AVG heeft als doel de bescherming van de persoonsgegevens die door een natuurlijk persoon aan een organisatie worden toevertrouwd en bepaalt onder welke voorwaarden gegevens mogen worden vastgelegd. Belangrijkste kenmerk van de AVG is dat de eigenaar van de persoonsgegevens altijd ́de baas ́ van die gegevens is en blijft. Het moet te allen tijde duidelijk zijn wie in de organisatie deze gegevens beheert. Wanneer de relatie tussen persoon en vereniging eindigt, moeten de persoonsgegevens worden vernietigd tenzij anders is overeengekomen.

Organisatie

Vereniging Noord-Hofland

Aktiviteitencentrum Alletahof

KvK 40446804
Aletta Jacobsplantsoen 97

2253RP Voorschoten

Doel

Iedereen die deelneemt aan de activiteiten in het activiteitencentrum Alettahof dient lid te zijn van de vereniging Noord-Hofland. De vereniging gebruikt de persoonsgegevens voor het uitoefenen van haar verenigingsdoel. Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk om te kunnen communiceren met een lid. Denk daarbij o.a. aan het verzenden van brieven en uitnodigingen voor activiteiten, met uitzondering van commerciële activiteiten.

Persoonsgegevens

De volgende persoonsgegevens worden vastgelegd:

  • lidnummer
  • achternaam
  • voorletters
  • voornaam
  • adres
  • geboortedatum
  • telefoonnummer
  • e-mail adres
  • bankrekening
  • datum van invoer
  • datum waarop gegevens zijn gewijzigd

Verantwoording

De Vereniging Noord-Hofland gebruikt deze gegevens alleen om met haar leden te communiceren en zal de gegevens daarom nooit ter beschikking stellen aan derden, tenzij een wet daartoe dwingt. Het bestuur van de vereniging Noord-Hofland is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonlijke gegevens die door haar leden beschikbaar zijn gesteld volgens de eisen van de AVG.

Beheer

De gegevens zijn opgeslagen in geautomatiseerde systemen en worden beheerd door het bestuur aangewezen functionarissen:

  • Davilex voor de ledenadministratie door de ledenadministrateur
  • Conscribo voor de financiële administratie door de penningmeester

De eigenaren van deze systemen moeten ook voldoen aan de AVG. De Vereniging Noord-Hofland moet in het contract dat zij met bedoelde eigenaren sluit er op toezien dat de systemen ook werkelijk aan de AVG voldoen.De Vereniging Noord-Hofland mag niet meer gegevens vastleggen dan noodzakelijk is voor haar doelstelling. Publicatie van foto’s is niet direct noodzakelijk voor het bereiken van de doelstelling van de vereniging. Foto’s op de website en in brochures van de vereniging maken wel deel uit van onze public relations. Als iemand niet wil dat hij of zij op een gepubliceerde foto staat, moet die persoon dat kenbaar maken aan het bestuur en indien mogelijk zullen wij vooraf toestemming vragen.

Persoonsgegevenslekkage

In geval van verdwijning van persoonsgegevens uit de verenigingsadministraties meldt de ontdekker dit direct aan (de overige leden van) het bestuur. Tevens stelt het bestuur alles in het werk om verdere persoonsgegevenslekkage en schade te voorkomen. Het bestuur kan besluiten de persoonsgegevenslekkageschade te verhalen op de lekkageveroorzaker.Van een persoonsgegevenslekkage wordt een rapport opgesteld en in het verenigingsarchief bewaard. Bovendien wordt de autoriteit persoonsgegevens geïnformeerd.

Toestemming

De leden moeten toestemming geven voor het vastleggen van hun gegevens in de ledenadministratie. In de praktijk geeft iemand toestemming wanneer hij of zij zich opgeeft als lid. Voor alle zekerheid is op het formulier, waarmee iemand zich als lid aanmeldt, vermeld dat met het invullen van het formulier men toestemming geeft dat de persoonsgegevens worden vastgelegd.Verder heeft een lid het recht in de ledenadministratie uitsluitend zijn of haar eigen gegevens in te zien en desgewenst gegevens te laten wijzigen. Leden hebben ook het recht op informatie. Dat wil zeggen dat gevraagd kan worden wat met de gegevens uit de ledenadministratie in een bepaalde periode is gedaan. Het bestuur is verplicht hierop te antwoorden.

Vaststelling

Het privacy beleid AVG van de vereniging Noord-Hofland is vastgesteld door het bestuur.

Sjaak Spann, voorzitter